BACKOFFICE PARA PROFISSIONAIS DE SAÚDE
Psicólogas · Terapeutas da Fala · Terapeutas Ocupacionais · Pedopsiquiatras · Psiquiatras · Fisioterapeutas · Psicomotricistas · Nutricionistas · Médicos em prática privada · Outros profissionais de saúde em prática individual
Enquanto cuida dos seus pacientes, o backoffice continua a acontecer.
Independentemente da especialidade, existe um conjunto de tarefas que não desaparece quando termina uma consulta.
A agenda continua a precisar de gestão.
Os e-mails continuam a chegar.
A faturação continua a precisar de ser tratada.
Existem pagamentos para acompanhar, documentos para organizar e uma presença digital que também precisa de continuidade.
Quando tudo isto depende apenas de si, é natural que o trabalho administrativo comece a ocupar espaço mental, tempo e energia que gostaria de dedicar aos seus pacientes.
É precisamente para isso que existe este serviço.
Assumo o acompanhamento administrativo contínuo da sua prática clínica, criando organização, continuidade e tranquilidade nos bastidores do seu dia a dia.
Este serviço foi pensado para profissionais de saúde como...
• Psicólogas
• Terapeutas da Fala
• Terapeutas Ocupacionais
• Pedopsiquiatras
• Psiquiatras
• Fisioterapeutas
• Psicomotricistas
• Nutricionistas
• Médicos em prática privada
• Outros profissionais de saúde em prática individual
Quer tenha consultório próprio.
Quer arrende um gabinete.
Quer trabalhe em várias clínicas.
Quer realize consultas presenciais, online ou num modelo misto.
O que todos têm em comum não é o local onde trabalham.
É o facto de serem eles próprios a gerir toda a componente administrativa da sua atividade.
Este acompanhamento poderá ser indicado para si se...
✔ Gere sozinha a agenda, os e-mails e a faturação.
✔ Divide o seu tempo entre consultas e tarefas administrativas.
✔ Sente que demasiadas tarefas do dia a dia continuam a depender de si.
✔ Gostava de delegar parte do backoffice sem perder o controlo da sua atividade.
✔ Procura uma colaboração próxima, organizada e construída com confiança.
Modalidades de Acompanhamento
Em vez de lhe apresentar um conjunto de horas isoladas, prefiro criar uma colaboração contínua, ajustada à realidade da sua prática clínica.
À medida que a sua atividade cresce, também as necessidades administrativas evoluem.
Por isso, poderá escolher a modalidade que melhor acompanha esta fase da sua atividade.
Plano Essencial
Delegue as tarefas essenciais do dia a dia.
Ideal para profissionais que pretendem começar a libertar tempo, mantendo um acompanhamento administrativo regular.
Pode incluir:
Organização Administrativa
✔ Gestão da agenda
✔ Gestão de e-mails
✔ Gestão administrativa da faturação
✔ Atualização de ficheiros e bases de dados
✔ Organização de documentos e de informação administrativa
Comunicação e atendimento administrativo
✔ Confirmação e gestão administrativa de consultas
✔ Comunicação administrativa com pacientes via WhatsApp ou e-mail
✔ Envio de informações previamente definidas sobre consultas/serviços
✔ Gestão de reagendamentos e cancelamentos
✔ Comunicação administrativa bilingue PT-ING, quando necessário
Investimento
Avenças mensais personalizadas, a partir de 180 €/mês.
Plano Organização
Mais estrutura para acompanhar o crescimento da sua atividade.
À medida que a prática clínica cresce, também aumentam as exigências administrativas. Este plano acrescenta maior continuidade, organização financeira estruturação de processos e presença digital, permitindo-lhe delegar uma parte significativa do backoffice.
Pode Incluir:
Tudo o que está incluído no Plano Essencial
Financeiro Administrativo
✔ Gestão administrativa da faturação
✔ Acompanhamento de pagamentos
✔ Organização da informação financeira
✔ Preparação de documentação para contabilista
Processos
✔ Organização de tarefas recorrentes
✔ Criação/atualização de checklists
✔ Organização de procedimentos simples
✔ Melhoria de rotinas administrativas
Presença Digital
✔ Planeamento de conteúdos
✔ Preparação/adaptação de conteúdos
✔ Criação de artes simples
✔ Agendamento de publicações
Investimento
Avenças mensais personalizadas, a partir de 360 €/mês.
Plano Integral
Um backoffice preparado para acompanhar o crescimento da sua prática.
Pensado para profissionais que pretendem delegar uma parte muito significativa da componente administrativa, financeira e digital da sua atividade e contar com um acompanhamento mais abrangente da organização dos seus bastidores.
Pode Incluir:
Tudo o que está incluído no Plano Organização
Gestão e Coordenação do Backoffice
✔ Organização global das tarefas e prioridades administrativas
✔ Acompanhamento das diferentes áreas do backoffice
✔ Gestão de situações pendentes e necessidades recorrentes
✔ Articulação administrativa com os intervenientes definidos pelo profissional
Estruturação e Melhoria de Processos
✔ Mapeamento e reorganização de processos administrativos
✔ Definição de fluxos de trabalho
✔ Criação de procedimentos e sistemas de organização
✔ Identificação e implementação de melhorias
Organização e Gestão da Informação
✔ Estruturação de sistemas de informação e registos
✔ Organização e centralização da informação administrativa
✔ Criação de estruturas que facilitem o acesso e a consulta da informação
✔ Manutenção e melhoria dos sistemas implementados
Acompanhamento Estratégico da Organização
✔ Análise regular das necessidades do backoffice
✔ Identificação de novas necessidades à medida que a atividade evolui
✔ Ajustamento dos processos e formas de trabalho
✔ Propostas de melhoria para tornar a gestão administrativa mais simples e eficiente
Investimento
Avenças mensais personalizadas, a partir de 750 €/mês.
Muito mais do que executar tarefas
Responder a e-mails, organizar agendas ou emitir faturação faz parte do meu trabalho.
Mas aquilo que realmente diferencia a minha forma de colaborar é a forma como observo cada prática clínica.
Antes de executar, procuro compreender.
Antes de simplificar, procuro perceber e estruturar.
Ao longo da colaboração, identifico oportunidades para melhorar processos, organizar informação e criar métodos de trabalho que permitam reduzir a sobrecarga administrativa de forma sustentável.
Porque acredito que uma boa Assistência Virtual não se limita a resolver tarefas.
Ajuda a criar um backoffice que acompanha naturalmente o crescimento da sua atividade.
TESTEMUNHOS
Palavras de quem já trabalhou comigo.
Colega de trabalho na Controlportas
Osteopata | Clínica Etienne
Cristina C.
Terapeuta da Fala | Diretora da Psicoespaço – Delegação Sul
Quem está por trás desta parceria?
Sou a Helga Neves, Assistente Virtual especializada em organização administrativa, financeira e de backoffice para profissionais de saúde e projetos educativos.
Ao longo de mais de 25 anos de experiência na área administrativa, acompanhei diferentes organizações ligadas à saúde, educação, formação e apoio à população sénior, participando na implementação de processos, organização documental, gestão financeira, colaboração com a direção e criação de procedimentos internos que simplificaram o trabalho das equipas.
Hoje, levo essa experiência para cada parceria que estabeleço.
Mais do que executar tarefas, procuro compreender a realidade de cada profissional, criar estrutura onde existe sobrecarga e desenvolver processos que permitam trabalhar com maior organização, tranquilidade e confiança.
Porque um bom backoffice raramente se vê.
Mas sente-se todos os dias.
Precisa de algo mais do que acompanhamento contínuo?
À medida que a sua atividade evolui, poderá fazer sentido criar uma estrutura administrativa mais sólida ou reorganizar os bastidores do seu projeto.
Dependendo da fase em que se encontra, poderá também conhecer estes serviços especializados.
Projeto de Implementação
Para profissionais em início de atividade
Uma estrutura administrativa, financeira e digital para começar a prática clínica com organização desde o primeiro dia.
Backoffice Clínico Multidisciplinar
Para Clínicas
Para clínicas e equipas que pretendem uniformizar procedimentos, estruturar processos e reforçar o trabalho administrativo de bastidores.
Vamos perceber o que faz sentido para a sua prática?
Cada profissional tem uma realidade diferente. Numa conversa, podemos perceber o que está atualmente a ocupar o seu tempo, o que gostaria de delegar e qual a forma de colaboração que poderá fazer mais sentido nesta fase.